Gestión de Documentos

La importancia de una buena administración de documentos

Administración de documentos integrados. 


 

La gestión de la información se ha convertido en un importante factor estratégico en el desarrollo de una empresa. Es importante hacer que la información correcta circule a las personas adecuadas, de la manera más eficiente posible, y al mismo tiempo mantenerla segura. La gestión de documentos proporciona a las empresas una forma de organizar su información, en todas sus formas, en un solo lugar. 

Texto de Odoo y bloque de imagen

Buena administración de documentos

Los objetivos de la gestión de documentos incluyen un archivo más fácil, acceso y referencia, clasificación inteligente y distribución de documentos y la información que contienen. Se trata de conjuntos de todo tipo de documentos de la empresa, tales como procedimientos de trabajo, informes de reuniones, documentos recibidos de clientes y proveedores, documentos enviados a clientes, faxes, presentaciones de ventas y hojas de datos de productos. 


La solución OpenERP  | Odoo

 

La gestión de documentos de OpenERP es única y totalmente innovadora en su enfoque integrado. Su integración completa con el sistema de administración de la compañía resuelve la mayoría de los problemas que surgen cuando usa sistemas de administración de documentos independientes: 

  • -  El inicio de sesión y la gestión de los derechos de acceso se integran con OpenERP para controlar el acceso a diferentes tipos de documentos.

  • -  Acceso ultrarrápido a documentos, a los que se puede acceder directamente a través de su cliente de correo electrónico o del software de administración de la empresa.

  • -  La asignación automática de meta información proviene directamente de la información contenida en su registro de inicio de sesión de OpenERP.

  • -  El flujo de trabajo de documentos, que sigue automáticamente el proceso de documentación de OpenERP, proporciona una sincronización completa entre los sistemas.

  • -  La clasificación de los documentos está determinada por el propio OpenERP, de modo que la estructura que se crea siempre esté sincronizada entre los sistemas.

  • -  Indexación y clasificación automática de todos los documentos producidos por OpenERP para una máxima eficiencia. 



OpenERP de Odoo  | Gestión de documentos

 

  1. Detecta automáticamente información sobre qué socio está asociado con un documento cuando el documento se ha almacenado en un directorio. Esta información nunca es ingresada por el usuario; se detecta automáticamente utilizando la información sobre el recurso cuando se guarda como un archivo.

    Pero su búsqueda no se limita a estos pocos campos. También puede buscar en el contenido de los archivos. Cada archivo es indexado automáticamente por el sistema para proporcionarle un motor de búsqueda como el de Google en el conjunto completo de documentos de la empresa.

    El sistema de gestión de documentos OpenERP puede indexar los siguientes formatos de archivo:


  • -  TXT : archivos de texto.

  • -  PDF : archivos PDF.

  • -  SXW : archivos de OpenOffice V1.

  • -  ODT : archivos de OpenOffice V2.

  • -  DOC : archivos de Microsoft Word. 




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